Firmenevent planen: Was ins erste Briefing gehört
Für die Planung eines Firmenevents brauchen wir zuerst sieben Angaben: Anlass, Zielgruppe, ungefähre Gästezahl, Termin, Ort, Budgetrahmen und gewünschtes Programm. Nicht alles muss schon feststehen. Ein ehrliches „noch offen“ hilft mehr als eine Zahl, die später niemand halten kann.
Ob Mitarbeiterfest, Kundenveranstaltung oder Jahresauftakt: Mit einem klaren Briefing lassen sich Konzept, Veranstaltungstechnik und Ablauf früh aufeinander abstimmen. Diese Fragen helfen dir, das erste Gespräch vorzubereiten.
Was soll die Veranstaltung bewirken?
Beginne mit dem Anlass und dem Ziel. Soll das Team gemeinsam feiern, sollen Kunden ein neues Produkt erleben oder braucht die Geschäftsführung Raum für eine Präsentation und Gespräche? Ein Abend mit viel Austausch stellt andere Anforderungen an Raum und Ton als eine Bühnenveranstaltung mit mehreren Vorträgen.
Beschreibe auch, wer eingeladen wird. Mitarbeitende mit Begleitung, Geschäftspartner oder ein gemischtes Publikum haben unterschiedliche Erwartungen. Die ungefähre Gästezahl reicht für den Anfang. Wichtig ist, ob sie noch deutlich wachsen kann.
Welche Rahmenbedingungen stehen bereits fest?
Nenne den Wunschtermin und mögliche Alternativen. Falls es schon eine Location gibt, helfen ein Grundriss, Fotos und der Kontakt vor Ort. Plane neben der Veranstaltungszeit auch Zeit für Anlieferung, Aufbau, Proben und Abbau ein. Diese Zeitfenster müssen mit der Location abgestimmt werden.
Bei einer Veranstaltung auf dem Firmengelände lohnt sich ein früher Blick auf Zufahrt, nutzbare Flächen, Stromversorgung und die Wege der Gäste. Für einen Außenbereich gehört auch eine Alternative bei schlechtem Wetter ins Briefing.
Was ist im Budget enthalten?
Ein Budgetrahmen hilft, passende Varianten zu entwickeln. Entscheidend ist, welche Positionen davon bezahlt werden sollen: nur die technische Umsetzung oder auch Location, Catering, Mobiliar, Programm und weitere Leistungen?
Halte fest, welche Leistungen bereits gebucht sind und wer sie koordiniert. So werden Schnittstellen sichtbar, bevor mehrere Beteiligte mit unterschiedlichen Annahmen planen. Ein vollständiges Angebot braucht mehr Angaben als nur Datum und Gästezahl.
Wie sieht der Ablauf aus?
Eine grobe Reihenfolge genügt zunächst: Ankommen, Begrüßung, Präsentation, Essen, Austausch und gegebenenfalls Musik. Ergänze, wer auftritt oder spricht, welche Inhalte gezeigt werden und ob es besondere Übergänge gibt.
Aus dem Programm ergeben sich technische Fragen. Wie viele Personen sprechen gleichzeitig? Müssen Präsentationen, Videos oder ein Livebild sichtbar sein? In welchen Bereichen soll Sprache gut verständlich sein? Wir besprechen diese Anforderungen mit dir, bevor einzelne Geräte festgelegt werden.
Wer entscheidet und wer liefert zu?
Bestimme eine Ansprechperson für die Abstimmung und benenne die Personen, die Konzept und Budget freigeben. Kläre außerdem, wer Präsentationen, Logos, Ablaufänderungen und Informationen zur Location bereitstellt. Ein gemeinsamer Plan ist besonders hilfreich, wenn interne Teams und externe Dienstleister zusammenarbeiten.
Dein Briefing zum Kopieren
- Anlass und Ziel: Was feiern oder vermitteln wir?
- Gäste: Wer kommt, wie viele Personen erwarten wir?
- Termin und Ort: Was steht fest, welche Alternativen gibt es?
- Zeitfenster: Wann sind Anlieferung, Aufbau, Probe und Abbau möglich?
- Budget: Welcher Rahmen ist vorgesehen und was muss er abdecken?
- Programm: Welche Programmpunkte und Medien sind geplant?
- Zuständigkeiten: Wer koordiniert, wer entscheidet, was ist bereits gebucht?
Häufige Fragen zur Planung
Muss die Location schon gebucht sein?
Nein. Nenne uns den geplanten Ort oder die Region, die Gästezahl und deine Vorstellungen. Wenn du bereits eine Location im Blick hast, können deren Möglichkeiten in die weitere Planung einfließen.
Wie früh sollte ich mit der Planung beginnen?
So früh, dass Location, beteiligte Dienstleister und technische Anforderungen gemeinsam abgestimmt werden können. Eine feste Vorlaufzeit passt nicht zu jedem Event. Teile uns auch einen kurzfristigen Termin mit; wir klären dann, was sich für deinen konkreten Rahmen umsetzen lässt.
Kann Event Liner auch die Veranstaltungstechnik übernehmen?
Ja. Zu unseren Leistungen gehört die Veranstaltungstechnik. Welche Planung, Ausstattung und Betreuung dein Event benötigt, stimmen wir anhand von Ort und Programm ab.
Ein Blick in die Praxis
Wie unterschiedlich die Aufgaben ausfallen können, zeigen unsere Projekte: Beim S-Forum Transatlantik gehörten Veranstaltungsplanung und technische Produktion im Flugzeughangar zu unseren Aufgaben. Weitere Beispiele findest du bei unseren Referenzen.
Du hast schon eine erste Idee? Auf unserer Seite zu Firmenevents findest du mehr zu unseren Leistungen. Über Kontakt kannst du uns deinen Termin, den geplanten Ort und die wichtigsten Eckdaten schicken.